Летний корпоративный уикенд

Задача
Провести для сотрудников регионального подразделения Яндекса двухдневный выездной корпоративный уикенд, который объединит отдых на природе, командообразование, творческие активности и полное соответствие высоким корпоративным стандартам компании. Ключевыми требованиями стали: экологичность всех решений, стилистика в фирменном дизайне Яндекса, продуманная инфраструктура для комфортного пребывания 200 участников (включая семейных сотрудников с детьми), а также гибкая программа, позволяющая каждому найти занятие по душе.

Процесс работы
Проект стартовал за три месяца до даты проведения. Мы провели серию встреч с HR-бренд-командой Яндекса, чтобы детально согласовать ожидания, фирменные цвета, tone of voice мероприятия и ключевые смыслы, которые должны были транслироваться через активности, декор и коммуникации.
1.Поиск и подготовка площадки.
Проанализировали 15 загородных локаций в радиусе 100 км от Воронежа. Критерии отбора: вместимость (гостевые дома, конференц-зал, открытые веранды), наличие спортивных площадок, лесного массива, собственного пляжа, возможность проведения активностей на природе без ущерба для экосистемы, а также экологическая политика самой базы. Выбранный комплекс соответствовал всем требованиям и имел опыт работы с крупными корпоративными клиентами.
Организовали зонирование территории: спальная зона с распределением по домикам (формирование команд проживания), зона регистрации и welcome с информационным стендом, образовательная зона (шатры для мастер-классов), зона питания (фуд-корт), игровая зона (спортивные и командные активности), lounge-зона с музыкой и местами для отдыха.
2.Разработка концепции и программы.
Создали концепцию «Лето с Яндексом: энергия, творчество, драйв», которая легла в основу трёх смысловых блоков:

• Командные активности. Тематический квест «Код природы»: 10 станций по территории, каждая связана с профессиональными компетенциями (логика, коммуникация, креативность). Команды формировались случайным образом – это позволило смешать сотрудников из разных отделов и усилить горизонтальные связи. Задания включали расшифровку посланий, решение головоломок, творческие импровизации и физические испытания.
• Творческие зоны. Организовали три мастер-класса, работавших непрерывно: керамика (создание кружек с последующей росписью под руководством художника-керамиста), флористика (составление букетов из полевых цветов с элементами флористического дизайна), кулинарный мастер-класс от шеф-повара по приготовлению авторских десертов (участники работали в мини-группах, затем дегустировали свои творения).
• Спортивно-развлекательные зоны. Надувной батут, тир с мягкими мячами, гигантские игры (джанга, твистер, четыре в ряд), зона для пикника с лежаками и гамаками. Все активности сопровождались инструкторами.

3.Оформление и декор.
Разработали дизайн-макеты в строгом соответствии с брендбуком Яндекса: таблички, навигация, фотозоны, брендированные элементы на сцене, флаги и указатели. Использовали экологичные материалы: деревянные стенды, бумажные гирлянды, многоразовые текстильные флаги. Фотозона была выполнена в виде живой зелёной стены с объёмным логотипом, где профессиональный фотограф делал снимки каждому участнику.
4.Организация питания.
Вместо классического фуршета мы создали фуд-корт с кулинарными станциями, что позволило участникам самостоятельно формировать свой обед в течение дня:

• «Здоровая тарелка» – салаты, гранола, смузи, свежевыжатые соки, безглютеновые и веганские опции;
• «Гриль-станция» – овощи, мясо, рыба на мангале, приготовление на глазах у гостей;
• «Сладкая фабрика» – десерты, мороженое, авторские пирожные от кондитера.
• Учли все диетические предпочтения, заранее собранные через форму регистрации. Обеспечили безалкогольную барную зону с лимонадами и холодным чаем, а также кофе-брейк в течение дня.

5.Детская программа.
Поскольку часть сотрудников приехала с детьми (25 семей), мы организовали отдельную детскую зону с аниматорами, где дети от 3 до 10 лет участвовали в своих мастер-классах (аквагрим, лепка, подвижные игры) и получали специальное детское меню. Это позволило родителям полностью погрузиться в корпоративную программу, зная, что дети под присмотром.
6.Команда и координация.
На площадке работало 15 сотрудников Cliff Event: руководитель проекта, администраторы, ведущие мастер-классов, технический персонал, фотографы и видеооператор. В день заезда провели инструктаж по технике безопасности, обозначили зоны ответственности, создали единый чат с администрацией базы для оперативного решения любых вопросов (свет, вода, уборка).