Задача
Организовать двухдневный деловой форум высокого уровня, в котором принимают участие делегации из 11 регионов России, включая первых лиц – губернатора Воронежской области и глав соседних субъектов. Ключевыми требованиями заказчика стали: безупречная протокольная часть, строжайшее соблюдение тайминга (каждая минута работы форума была регламентирована), полная координация потоков делегаций, обеспечение технической надёжности всех сессий, а также создание комфортной культурной и экскурсионной программы для гостей.
Процесс работы
Проект стартовал за три месяца до даты проведения. Наша команда провела серию встреч с организационным комитетом правительства, согласовала архитектуру форума: пленарное заседание с участием губернатора, четыре тематические секции, каждая из которых включала доклады и обмен практическими кейсами, а также выставочную зону для презентации региональных достижений.
Мы взяли на себя полный цикл управления мероприятием:
- Логистика делегаций. Разработали маршруты прибытия для 11 делегаций (всего более 300 участников). Организовали встречу на вокзалах и в аэропорту, трансфер до гостиниц, заселение с индивидуальными welcome-пакетами. Каждому участнику выдали бейдж с персональным расписанием.
- Протокол и тайминг. Совместно с протокольной службой правительства создали поминутный сценарий. Провели три репетиции с участием технических служб и ведущих. Настроили систему оповещения докладчиков о времени выступления.
- Техническое оснащение. Обеспечили четыре зала для секций и большой зал для пленарки: синхронный перевод, видеоконференцсвязь для удалённых участников, профессиональный свет и звук, LED-экраны для демонстрации презентаций.
- Экскурсионная и культурная программа. Организовали три маршрута для гостей (исторический центр, промышленные предприятия, культурные объекты). Подготовили вечерний приём с участием творческих коллективов региона.
В день форума на площадке работала команда из 15 координаторов Cliff Event, каждый из которых отвечал за свой блок: встреча гостей, навигация, работа секций, технические службы. Мы выстроили единый центр управления, который отслеживал соблюдение тайминга и оперативно решал любые возникающие вопросы.
Итоговый результат
Форум прошёл без единого отклонения от утверждённого расписания. В мероприятии приняли участие:
- 11 регионов-участников;
- 320 делегатов, включая губернаторов, министров и руководителей крупных предприятий;
- 45 спикеров, выступивших в рамках пленарной сессии и четырёх тематических секций.
По итогам форума подписано три соглашения о межрегиональном сотрудничестве. Организационный комитет правительства отметил высокий уровень координации: все делегации прибыли вовремя, технические средства работали без сбоев, культурная программа получила 98% положительных отзывов в анкетах участников.